Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). Als sportvereniging dient Hellecat een privacybeleid te hebben. Dit privacybeleid staat hieronder, of is hier te downloaden.
1. Algemeen
HELLECAT hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit Privacybeleid willen we jullie informeren over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HELLECAT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Beleid;
- verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- passende technische- en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
HELLECAT is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw voor de vereniging benodigde persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons wil opnemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.
2. Opbouwen van gegevens
2.1 Als lid van HELLECAT ben je met jouw:
- naam,
- geslacht,
- adres,
- woonplaats,
- telefoonnummer,
- e-mailadres,
- geboortedatum,
- nationaliteit,
- en eventuele bijbehorende bootgegevens (incl ligplaats), vaarbewijs, certificaat IVA
geregistreerd in ons online systeem door de secretaris. Deze gegevens die wij via een door jou ingevuld en ondertekend inschrijfformulier eerder ontvingen of ontvangen, koppelen wij tevens aan jouw HELLECAT account (leden login). Via dit formulier ben je akkoord gegaan of ga je, na het lezen van onze statuten, reglementen en privacybeleid, akkoord door het te ondertekenen. De secretaris zal dit formulier na verwerking en definitief lidmaatschap bewaren tot einde lidmaatschap en na 2 jaar vernietigen.
2.2 Als passant bij HELLECAT ben je met jouw :
- naam,
- adres,
- woonplaats,
- telefoonnummer,
- e-mailadres,
- geboortedatum,
- nationaliteit,
- en bijbehorende bootgegevens
geregistreerd in onze aparte papieren passanten administratie. Via het Inschrijfformulier Passanten ga je, na het lezen van de huis- en veiligheidsregels en dit Privacybeleid, akkoord door het te ondertekenen. De secretaris zal dit formulier bewaren tot einde passanten-periode of na afronding betaling passantengeld indien dit later is en daarna vernietigen.
2.3 Als deelnemer aan een evenement bij HELLECAT ben je met jouw :
- naam,
- adres,
- woonplaats,
- telefoonnummer,
- e-mailadres,
- geboortedatum,
- nationaliteit,
- en bijbehorende bootgegevens
geregistreerd in ons online systeem. Via het inschrijfformulier ga je, na het lezen van de huis- en veiligheidsregels en dit privacybeleid, akkoord door het te in te dienen. De secretaris zal deze gegevens bewaren tot 1 maand na het einde van het evenement en daarna vernietigen.
2.4 Als kenbaar gemaakte geïnteresseerde in HELLECAT ben je met jouw:
- naam,
- adres,
- woonplaats,
- telefoonnummer,
- email-adres
via het online Contactformulier geregistreerd in onze administratie. Deze informatie zal uitsluitend worden gebruikt voor informatieverstrekking en/of gerichte contacten.
De secretaris zal deze informatie bewaren zolang je gezien wordt als geïnteresseerde en daarna vernietigen.
3. Opslaan financiële gegevens
Jouw financiële gegevens zijn opgeslagen in ons online systeem. Dit systeem is digitaal beveiligd en valt onder de voorwaarden van Club Webware. De facturen zijn volledig gedigitaliseerd en worden als bijlage bij de e-mail over de contributie verstuurd.
4. Op welke rechtsgronden verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken jouw gegevens omdat wij dit ofwel nodig hebben voor het aangaan of uitvoeren van een lidmaatschap, ofwel omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn, ofwel met jouw toestemming ofwel omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Onze gerechtvaardigde belangen staan in dit privacybeleid omschreven. In individuele gevallen zouden wij genoodzaakt kunnen zijn om jouw gegevens te verwerken omdat dit noodzakelijk is voor jouw vitale belang of dat van een ander (bijvoorbeeld als jij, of je kind zich bezeert bij ons en we jouw gegevens moeten doorgeven aan het ambulancepersoneel).
5. Wie kan jouw gegevens inzien?
Jouw gegevens zijn, naast jezelf via gebruikersnaam en wachtwoord, alleen voor voorzitter, secretaris, penningmeester, technisch commissaris en wedstrijdcommissaris inzichtelijk. Deze functies zijn door het bestuur bepaald en in ons online systeem gekoppeld aan een lid die deze functie uitvoert. Alle personen die van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
Er is achter de leden login op de website een ledenlijst beschikbaar met naam, telefoonnummer en emailadres van de leden. Ieder lid kan aangeven of zijn/haar gegevens in deze lijst mogen worden opgenomen. Standaard staat dit uit.
6. Met welke externe partijen delen we je gegevens?
In een aantal gevallen verstrekken we (waar nodig) je gegevens aan externe partijen. Een partij waar wij gegevens mee uitwisselen is het Watersportverbond (KNWV). Zoals gezegd werken we in sommige gevallen samen met externe dienstverleners. Het kan zijn dat we door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk worden verplicht om jouw gegevens af te staan. We delen dan alleen de strikt noodzakelijke gegevens.
7. Waar worden je gegevens opgeslagen?
Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken we met het online systeem Club Webware van het bedrijf AllUnited. Om jouw privacy te waarborgen, is deze applicatie aan strenge regels gebonden gelijk aan de richtlijnen in het Algemene Verordering Gegevensbescherming.
Hellecat heeft zelf de beschikking over een Computer met een actueel besturingssysteem, incl. een firewall, spyware en antivirus programma’s die automatisch actueel en van updates worden voorzien. Deze PC bevindt zich in de bestuurskamer, de toegang tot dit kantoor is middels een sleutel fysiek beperkt tot personen die daartoe bevoegd zijn. Op deze PC staat geen privacy gevoelige informatie.
8. Archief hoe gaan wij daar mee om
Het archief van HELLECAT is volledig gedigitaliseerd inclusief voorgaande jaren en ook opgeslagen in Webware.
9. Wat moet je met nep-berichten?
Er zijn regelmatig mails in omloop via e-mail, Facebook en SMS die niet afkomstig zijn van HELLECAT. In deze zogenaamde ‘phishing-acties’ kunnen naam en het logo van HELLECAT misbruikt worden om persoonlijke gegevens te verzamelen of om je geld afhandig te maken.
- Wij raden je aan om altijd de afzender van de e-mail te checken. E-mails van HELLECAT kun je herkennen aan de afzender met het e-mailadres @hellecat.nl of @hellecat.com.
- HELLECAT gebruikt geen SMS of Whatsapp voor informatieopslag.
10. Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
11. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
12. Bewaartermijn
HELLECAT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
13. Je gegevens wijzigen of wissen
Als je graag wilt weten welke gegevens we van je hebben, kun je bij jouw persoonlijke account via de website van de HELLECAT kijken met jouw eigen inloggegevens. Zijn die inloggegevens nog niet in jouw bezit dan kun je een e-mail met daarin je naam sturen naar secretaris@hellecat.nl. Mochten bepaalde gegevens niet kloppen, dan kun jij deze binnen jouw account aanpassen die dan na een verificatie van de secretaris definitief gewijzigd worden. Ook kan je ons vragen jouw gegevens te wissen en om deze niet meer te gebruiken, wat alleen mogelijk is na opzegging lidmaatschap. Als je eerder toestemming hebt gegeven, kan je deze weer intrekken. Wel mogen we (als dat nodig mocht zijn) de gegevens bewaren waarvoor je al toestemming had gegeven. In een aantal gevallen kan je ook aangeven je gegevens te ‘beperken’. We zorgen dan dat je gegevens niet worden gebruikt
zonder jouw toestemming. Sommige gegevens kan je van ons meekrijgen in een gebruikelijk formaat. Dat geldt voor elektronische gegevens die je zelf aan ons hebt doorgegeven, gegevens die je bij ons hebt aangemaakt en gegevens die we gebruikt hebben voor een overeenkomst die we met je zijn aangegaan of waarvoor je toestemming hebt gegeven. In sommige gevallen mogen we je verzoek weigeren, bijvoorbeeld als je ons vraagt je gegevens te wissen, maar we die nodig hebben vanwege wettelijke vereisten of als bewijs bij klachten. Als dit het geval is, hoor je dat zo snel mogelijk van ons.
14. Wie is er verantwoordelijk voor je gegevens?
Het bestuur van de Catamaranvereniging HELLECAT, statutair gevestigd aan de Duinweg 11B, 3221LB Hellevoetsluis is, via de uitvoerend bestuurssecretaris, verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Alle gegevens worden geregistreerd in Club Webware. De onderdelen uit dit privacybeleid zijn ook van toepassing op de verwerking van gegevens door HELLECAT.
15. Kan dit privacy-beleid worden aangepast?
Ja, dit privacybeleid kan worden aangepast. Dit privacybeleid is in werking vanaf 16 mei 2018. We raden je aan om regelmatig het privacybeleid te raadplegen. Over belangrijke wijzigingen in het privacybeleid zullen we je apart op de hoogte brengen. Op wijzigingen van het privacybeleid bestaat de mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen. Het bestuur zal binnen 6 weken na ontvangst een reactie geven op de ingediende zienswijze. De ingediende zienswijze op het privacybeleid zal worden gepubliceerd in de periodiek uit te brengen Hellecat nieuwsbrief en zal in de eerstvolgende ALV worden besproken en waar nodig tot besluitvorming worden gebracht.
16. Heb je vragen of klachten?
Heb je vragen over je gegevens, de manier waarop we daarmee omgaan of over dit privacybeleid? Dan kan je hierover contact opnemen met het bestuur via secretaris@hellecat.nl . Als je na het lezen van het privacybeleid nog behoefte hebt aan meer informatie hoe HELLECAT omgaat met jouw gegevens kun je eveneens contact opnemen met het bestuur via secretaris@hellecat.nl Je hebt bij geschillen altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.